Bemessungsgrundlage der Forschungszulage richtig berechnen: Personalkosten, Stunden, Auftragsforschung

Kurz gesagt: Die Forschungszulage beträgt 25 % (KMU: 35 %) der Bemessungsgrundlage – und die besteht im Kern aus drei Blöcken: den anteiligen Personalkosten der FuE-Mitarbeitenden, 70 % des Entgelts für Auftragsforschung und – für nach dem 27. März 2024 angeschaffte Güter – Abschreibungen auf bewegliche Wirtschaftsgüter, die für das Vorhaben erforderlich sind. Gedeckelt ist die Bemessungsgrundlage bei 10 Mio. € pro Wirtschaftsjahr. Über die tatsächliche Höhe entscheidet in der Praxis fast immer die Qualität der Stundendokumentation.

Die BSFZ-Bescheinigung klärt das „Ob“ der Förderung – die Bemessungsgrundlage klärt das „Wie viel“. Und während sich beim BSFZ-Antrag alles um Texte dreht, zählt beim Finanzamt nur noch die Rechnung. Hier zeigt sich, wer sauber dokumentiert hat.

Block 1: Personalkosten – der größte Posten

Förderfähig sind die dem FuE-Vorhaben zurechenbaren Arbeitslöhne der eigenen Mitarbeitenden: der lohnsteuerpflichtige Bruttolohn zuzüglich der steuerfreien Arbeitgeberaufwendungen zur Zukunftssicherung (im Wesentlichen die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers).

Die Zurechnung erfolgt anteilig nach Arbeitsstunden: Wer 40 % seiner Jahresarbeitszeit am bescheinigten Vorhaben arbeitet, geht mit 40 % seiner Personalkosten in die Bemessungsgrundlage ein. Und damit sind wir beim entscheidenden Punkt:

Die Stundendokumentation ist die halbe Miete

Das Finanzamt akzeptiert FuE-Stunden nur, wenn sie nachvollziehbar dokumentiert sind – personen-, projekt- und zeitraumbezogen. Was in der Praxis funktioniert:

• Laufende Zeiterfassung mit FuE-Projektkennung (Jira, Zeiterfassungstools, Stundenzettel) ist der Goldstandard.
• Nachträgliche Rekonstruktion ist für rückwirkende Anträge möglich, muss aber plausibel sein: aus Sprint-Boards, Tickets, Commit-Historien, Kalendern und Projektplänen abgeleitete Stundenanteile, konsistent über Mitarbeitende und Zeiträume hinweg.
• Pauschale Prozentsätze ohne Beleg („unsere Entwickler arbeiten zu 80 % an FuE“) sind ein Einladungsschreiben für Kürzungen in der Betriebsprüfung.

Wichtig bei der Abgrenzung: Urlaub, Krankheit und allgemeine Tätigkeiten (Meetings ohne Projektbezug, Support, Wartung) sind keine FuE-Stunden. Eine saubere Systematik, wie Abwesenheiten auf die Projektanteile umgelegt werden, erspart später Diskussionen mit dem Prüfer.

Block 2: Auftragsforschung – 70 % des Entgelts

Vergeben Sie FuE-Arbeiten an Dritte – Entwicklungsdienstleister, Ingenieurbüros, Forschungseinrichtungen –, sind 70 % des gezahlten Entgelts förderfähig (seit dem Wachstumschancengesetz; zuvor 60 %). Voraussetzungen:

• Der Auftragnehmer sitzt in der EU bzw. im EWR.
• Der Auftrag betrifft tatsächlich FuE-Tätigkeiten des bescheinigten Vorhabens – die Abgrenzung zu reinen Implementierungs-, Beratungs- oder Lizenzleistungen ist hier das wiederkehrende Streitthema.

Gerade bei Projekten mit mehreren Subunternehmern lohnt eine vertragliche und dokumentarische Vorbereitung: Leistungsbeschreibungen, die den FuE-Charakter erkennen lassen, sind bares Geld wert. Den Sonderfragen der Auftragsforschung – wer gilt als Auftragnehmer, was ist mit verbundenen Unternehmen, wie werden gemischte Verträge behandelt – widmen wir einen eigenen Beitrag. [PLATZHALTER: Link → Auftragsforschung & Subunternehmer (§ 3 Abs. 4 FZulG)]

Block 3: Eigenleistungen und Abschreibungen

Zwei kleinere, oft übersehene Posten:

• Eigenleistungen: Einzelunternehmer und mitarbeitende Gesellschafter einer Personengesellschaft können ihre eigene FuE-Arbeitszeit mit 70 € je Stunde, maximal 40 Stunden pro Woche ansetzen. Für Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH gilt das nicht – deren Vergütung läuft über die regulären Personalkosten, sofern ein Anstellungsverhältnis mit nachweisbaren FuE-Stunden besteht.
• Abschreibungen auf bewegliche Wirtschaftsgüter: Für nach dem 27. März 2024 angeschaffte oder hergestellte Wirtschaftsgüter, die für das Vorhaben erforderlich und ausschließlich betrieblich nutzbar sind, können die vorhabenbezogenen Abschreibungen angesetzt werden – etwa Prüfstände, Laborgeräte oder dedizierte Entwicklungshardware.

Rechenbeispiel: Ein SaaS-Unternehmen mit 8 Entwicklern

Ein Softwareunternehmen (KMU) entwickelt eine neuartige Plattformkomponente, BSFZ-Bescheinigung liegt vor:

Pro Jahr, wohlgemerkt – und bei vier Jahren Rückwirkung entsprechend mehr. Ob Ihr Unternehmen den KMU-Satz von 35 % beanspruchen kann, hängt von Schwellenwerten und Verbundstrukturen ab. [PLATZHALTER: Link → KMU-Status & erhöhter Fördersatz]

Die drei häufigsten Kürzungsgründe

1. Nicht belegbare Stundenanteile – der Klassiker, siehe oben.
2. Vermischung von FuE- und Routinephasen – wenn das Vorhaben laut Bescheinigung im März endet, sind Aprilstunden nicht förderfähig, auch wenn dasselbe Team am selben Produkt weiterarbeitet.
3. Auftragsforschung ohne FuE-Charakter – Rechnungen über „Beratung“ oder „Implementierung“ passen nicht zur behaupteten Forschungsleistung.

Alle drei sind vermeidbar, wenn die Dokumentation von Anfang an mitgedacht wird – am besten schon beim BSFZ-Antrag, dessen Vorhabensabgrenzung später den Rahmen der ansetzbaren Kosten definiert. Weitere Stolperfallen haben wir im Fehler-Kompendium gesammelt.

FAQ zur Bemessungsgrundlage

Zählen Boni, Urlaubs- und Weihnachtsgeld zu den Personalkosten? Lohnsteuerpflichtige Vergütungsbestandteile gehen grundsätzlich in die förderfähigen Arbeitslöhne ein und werden anteilig nach dem FuE-Stundenanteil zugerechnet.

Wie genau muss die Zeiterfassung sein? Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Format. Maßstab ist die Nachvollziehbarkeit für einen Dritten: Wer hat wann wie viele Stunden an welchem Vorhaben gearbeitet, und woraus ergibt sich das? Je zeitnäher die Erfassung, desto belastbarer.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung? Die Forschungszulage wird wie andere steuerliche Sachverhalte geprüft. Die BSFZ-Bescheinigung schützt den FuE-Charakter des Vorhabens; die Zahlen der Bemessungsgrundlage bleiben aber voll prüfbar. Solide Dokumentation ist die beste Versicherung.

Kann ich die Bemessungsgrundlage nachträglich korrigieren? Innerhalb der verfahrensrechtlichen Grenzen ja – etwa wenn nach Antragstellung weitere belegbare FuE-Stunden identifiziert werden. In der Praxis ist es deutlich effizienter, vor dem Finanzamt-Antrag einmal systematisch alle Kostenblöcke zu heben.

Dieser Beitrag ist Teil unseres großen Leitfadens zur Forschungszulage.

Über den Autor: Vasco Thomsen ist Geschäftsführer der AUXILO GmbH. Zur Mandatsarbeit von AUXILO gehört regelmäßig die systematische Aufbereitung von Personalstunden- und Kostendaten für die Bemessungsgrundlage.

Unsicher, wie viel in Ihrem Fall drin ist? Wir rechnen es mit Ihnen durch – auf Basis Ihrer echten Zahlen.