Nachforderung von der BSFZ erhalten – so antworten Sie richtig

Kurz gesagt: Eine Nachforderung bedeutet, dass die BSFZ Ihren Antrag auf Basis der eingereichten Texte nicht bewilligen kann, aber auch nicht ablehnen will – noch nicht. Sie erhalten gezielte Fragen zu einzelnen FuE-Kriterien und eine Frist zur Antwort. Diese Antwort ist faktisch Ihre letzte Gelegenheit vor der Entscheidung: Wer sie präzise nutzt, rettet den Antrag; wer oberflächlich antwortet, produziert die Ablehnung, die er vermeiden wollte.

Nach unserer Verfahrenserfahrung entscheidet sich ein erheblicher Teil aller Forschungszulage-Anträge nicht beim Erstantrag und nicht im Widerspruch, sondern genau hier – in der Nachforderungsantwort. Trotzdem wird kaum irgendwo beschrieben, wie man sie richtig angeht. Das holen wir hiermit nach.

Was eine Nachforderung wirklich bedeutet

Zunächst die gute Nachricht: Eine Nachforderung ist ein Zeichen, dass die Prüfer Ihr Vorhaben ernst nehmen. Klar aussichtslose Anträge werden abgelehnt, nicht beforscht. Die Rückfragen zeigen präzise, an welchen Kriterien die Prüfung aktuell hängt – und damit, wo Sie nacharbeiten müssen.

Die schlechte Nachricht: Die Fragen sind oft unbequem konkret. Typische Formulierungen (sinngemäß):

• „Legen Sie dar, inwiefern sich das Vorhaben vom Stand der Technik unterscheidet. Benennen Sie konkrete am Markt verfügbare Lösungen und deren Grenzen.“ → Zweifel am Kriterium Neuheit
• „Erläutern Sie die technischen Unsicherheiten zu Projektbeginn. Welche Lösungsansätze wurden verworfen und warum?“ → Zweifel am Kriterium Risiko
• „Beschreiben Sie das methodische Vorgehen, die Arbeitspakete und deren zeitliche Abfolge.“ → Zweifel an der Planmäßigkeit
• „Grenzen Sie die FuE-Tätigkeiten von routinemäßigen Entwicklungs- und Anpassungsarbeiten ab.“ → Verdacht auf Routineentwicklung – die gefährlichste Variante

Lesen Sie die Fragen wie ein Prüfprotokoll: Jede Frage markiert eine Lücke im Erstantrag. Die Antwort muss genau diese Lücke schließen – nicht den Antrag insgesamt noch einmal loben.

Die fünf Regeln für eine erfolgreiche Nachforderungsantwort

1. Jede Frage einzeln und vollständig beantworten

Strukturieren Sie die Antwort strikt entlang der gestellten Fragen – Frage zitieren, Antwort darunter. Prüfer, die ihre Fragen im Antwortdokument suchen müssen, sind schlecht gestimmte Prüfer. Und: Keine Frage auslassen, auch wenn sie unangenehm ist. Eine unbeantwortete Frage wird als Eingeständnis gelesen.

2. Substanz nachliefern, nicht Formulierungen polieren

Der Erstantrag hat nicht überzeugt – dieselben Aussagen in schöneren Worten werden es auch nicht. Was jetzt zählt, ist neues Material: konkrete Wettbewerbslösungen mit ihren dokumentierten Grenzen, technische Kennzahlen, Versuchsreihen, verworfene Architekturen, interne Projektdokumentation. Die Zeichenbegrenzung des Erstantrags gilt in der Nachforderungsantwort in der Regel nicht mehr in gleicher Strenge – nutzen Sie den Raum.

3. Die Sprache der Kriterien sprechen

Ordnen Sie jede Information explizit einem der drei FuE-Kriterien zu. Die Prüfer müssen Ihre Antwort in ihr Bewertungsraster übertragen – je weniger Übersetzungsarbeit Sie ihnen überlassen, desto besser das Ergebnis.

4. Den Routine-Verdacht aktiv ausräumen

Fragt die BSFZ nach der Abgrenzung zu Routinetätigkeiten, genügt es nicht zu versichern, das Projekt sei keine Routine. Zeigen Sie den Unterschied am Material: Welche Arbeitsschritte waren Standardhandwerk (und sind ehrlicherweise nicht Teil des FuE-Vorhabens), welche erforderten Erkenntnisgewinn? Diese ehrliche Trennung stärkt die Glaubwürdigkeit des förderfähigen Kerns enorm – ein Antrag, der alles für FuE erklärt, verliert; einer, der sauber abgrenzt, gewinnt.

5. Frist ernst nehmen, aber Qualität vor Tempo

Die BSFZ setzt eine Antwortfrist. Reicht sie für eine fundierte Antwort nicht aus – etwa weil technische Dokumentation erst aufbereitet werden muss –, beantragen Sie rechtzeitig eine Fristverlängerung. Das ist üblich und allemal besser als eine dünne Antwort zum Stichtag.

Der häufigste Fehler: die Nachforderung als Angriff missverstehen

Manche Antragsteller antworten gereizt oder rechtfertigend – verständlich, aber kontraproduktiv. Die Nachforderung ist keine Kritik an Ihrem Projekt, sondern am Informationsstand des Prüfers. Behandeln Sie sie wie ein Reviewer-Feedback zu einem Paper: sachlich, punktgenau, mit Belegen. Der Ton der Antwort prägt die Atmosphäre der finalen Entscheidung.

Wenn es trotzdem schiefgeht

Führt auch die Nachforderungsantwort nicht zur Bewilligung, ergeht ein Ablehnungsbescheid – und das Verfahren geht in die nächste Runde: Widerspruch gegen den BSFZ-Bescheid. Wichtig zu wissen: Ihre Nachforderungsantwort ist dann Teil der Akte. Eine durchdachte Antwort verbessert also auch die Ausgangslage eines späteren Widerspruchs; eine schwache belastet ihn.

FAQ zur BSFZ-Nachforderung

Wie viel Zeit habe ich für die Antwort? Die Frist steht im Nachforderungsschreiben. Kalkulieren Sie realistisch: Eine gute Antwort braucht Input aus der Entwicklungsabteilung, und der braucht Vorlauf. Fristverlängerungen sind auf rechtzeitigen Antrag üblich.

Kann ich in der Antwort neue Dokumente einreichen? Ja – und Sie sollten. Projektpläne, Versuchsprotokolle, Marktrecherchen und technische Spezifikationen sind die stärksten Argumente, die Sie jetzt haben.

Bedeutet eine Nachforderung, dass mein Antrag schlecht war? Nicht zwingend. Manche Vorhaben sind so speziell, dass Rückfragen fast unvermeidlich sind. Häufig zeigt die Nachforderung aber, dass der Erstantrag die Prüferperspektive verfehlt hat – ein behebbares Problem.

Sollte ich für die Antwort externe Hilfe holen? Spätestens jetzt lohnt es sich. Die Nachforderung ist der Punkt mit dem höchsten Hebel im gesamten Verfahren: Eine professionelle Antwort kostet einen Bruchteil dessen, was eine vermeidbare Ablehnung an Fördervolumen und Verfahrensaufwand kostet. Wir übernehmen Nachforderungsantworten regelmäßig auch für Anträge, die wir nicht selbst gestellt haben.

Dieser Beitrag ist Teil unseres großen Leitfadens zur Forschungszulage.

Über den Autor: Vasco Thomsen ist Geschäftsführer der AUXILO GmbH. Nachforderungs- und Widerspruchsverfahren gehören zum Kerngeschäft von AUXILO – auch als „Rettungsmandate“ für extern gestellte Anträge.

Nachforderung auf dem Tisch und die Frist läuft? Schicken Sie uns das Schreiben – wir sagen Ihnen binnen 48 Stunden, wie wir antworten würden.